ORGANIZAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIA SÃO ESSENCIAIS PARA TER O CONTROLE DO SEU NEGÓCIO
Hoje eu gostaria de compartilhar com você de forma bem direta e prática 5 dicas sobre questões fundamentais para ter o controle financeiro e manter a organização da sua empresa. Se você quiser saber mais, trocar alguma ideia ou tiver alguma dúvida sobre os assuntos que serão tratados a seguir, fique à vontade para me escrever.
1 Tenha um fluxo de caixa organizado
O ideal é que você tenha o seu fluxo de caixa organizado em um sistema de gestão financeira (falaremos mais sobre isso abaixo), mas você pode começar ou fazer isso de forma eficiente também com o uso de planilhas no Excel, por exemplo. Ter o controle do seu fluxo de caixa permite entender e acompanhar todas as entradas e saídas de recursos da empresa para que seja possível realizar análises e planejamento orçamentário.
2 Defina e implemente um sistema para cobrança
Se você possui um número já razoável de clientes, a emissão e o envio dos boletos e notas fiscais para seus clientes pode ser automatizado por meio de softwares instalados diretamente no computador ou em nuvem. Isso fará com que você garanta o envio da documentação a todos os clientes e poupe o seu tempo para executar outras atividades na sua empresa.
A organização dessas informações em sistemas informatizados, também facilita a identificação de inadimplentes e a cobrança por parte do Departamento Financeiro.
3 Utilize um sistema de gestão financeira
Você também pode escolher o que preferir e se adequar mais para o seu caso. Instalados na máquina local ou em nuvem, há opções para todos os portes, tipos, atividades e demandas de empresas diferentes. Alguns sistemas suprirão tanto as demandas da gestão financeira quanto as de cobrança.
A utilização de um sistema de gestão financeira permite organizar as finanças e as datas de recebimentos e pagamentos (ninguém gosta de pagar multa e juros por falta de organização, certo!?), conhecer a fundo os saldos das contas a pagar e a receber, bem como ter relatórios sempre disponíveis para a análise e tomada de decisões estratégicas para os negócios.
4 Utilize a tecnologia para automatizar processos
Você perde tempo enviando documentos físicos para o seu Contador? Digitalizando ou tirando cópias? Anexando boletos, comprovantes de pagamentos e notas fiscais? Pois saiba que você pode poupar seu tempo e algumas árvores! Utilizando um sistema de gerenciamento automático de arquivos XMLs, o seu escritório já pode receber todos os documentos fiscais emitidos e recebidos pela sua empresa. Enviando o arquivo OFX dos extratos das contas bancárias da sua empresa, você evita o envio dos comprovantes de pagamentos bancários para que seja possível identificar ao que se refere cada operação. E se você utiliza um sistema de gestão financeiro, o pacote está completo! Enviando os arquivos e relatórios gerados neste software, o seu escritório contábil terá acesso a todas as informações sobre as transações realizadas pela empresa e poderá inclusive integrá-las aos módulos operacionais do sistema contábil, o que garantirá agilidade na entrega do serviço para a sua empresa.
5 Utilize as informações que podem ser fornecidas pelo seu escritório contábil
Balanço e DRE não servem apenas para serem enviadas pelo seu Contador ao Fisco para atendimento, por exemplo, das obrigações legais referentes ao SPED. Você pode e deve utilizar essas informações para auxiliar sua empresa nas tomadas de decisões dos negócios. Nesses e em outros relatórios contábeis e financeiros (há diversos outros, como por exemplo a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) e a DMPL (Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido)) são possíveis identificar, medir, analisar, comparar (de um ano para o outro, de um trimestre para o outro, mês a mês…), por exemplo, a variação dos custos e despesas da empresa, bem como verificar qual o saldo em aberto que a empresa possui com cada cliente e fornecedor.
