A escrituração contábil se configura num dos registros mais relevantes de uma empresa devido ao fato de funcionar como uma espécie de documentação de memória das suas ações e posicionamentos. Uma companhia que não possui contabilidade não possui uma identidade e nem tem como saber para onde foi ou para onde vai. Planejamento e crescimento demandam uma base de armazenamento de dados.
Entenda o que é a escrituração contábil
Basicamente se trata de um registro em que constam os atos e fatos administrativos que são feitos com base num processo manual ou eletrônico. Por ser um documento contábil que possui grande responsabilidade tem suas formalidades estabelecidas pelo Decreto de Lei 486/1969. O documento tem como funções o controle e gerenciamento do patrimônio de uma organização de maneira a lhe dar um norte mais seguro.
De maneira geral todas as organizações devem manter a escrituração contábil com exceção de quem se define como pequeno empresário de acordo com as normas estabelecidas Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Os critérios e procedimentos necessários para a manutenção da escrituração contábil são estabelecidos pela ITG2000 (R1). Além da elaboração é essencial manter a guarda e correto armazenamento dos documentos.
Quem são os profissionais que podem realizar a escrituração contábil?
Somente podem realizar o trabalho de escrituração contábil bem como elaboração e emissão de relatórios indivíduos que estão devidamente inscritos no Conselho de Classe da profissão de contador. Indivíduos que empreendem tais atividades sem terem formação e/ou registro como contadores estão incorrendo em crime configurado como exercício legal de profissão.
Requisitos da escrituração contábil
A seguir vou apresentar alguns dos requisitos mais relevantes para que uma escrituração contábil esteja de acordo com as exigências legais.
– Idioma
Impreterivelmente a escrituração contábil deverá estar escrita no idioma nacional.
– Representação de valores
A representação dos valores no documento deve ser feita através da moeda corrente no país.
– Cronologia
É essencial que o documento registre os fatos contábeis de acordo com a cronologia em que eles aconteceram.
– Base de documentos
Os fatos contábeis apresentados na escrituração contábil devem contar com base documental que comprovem a sua origem, seja interna ou externa.
– Sem rasuras
Esse registro não pode conter rasuras e nem espaços em branco que de alguma maneira facilitem eventuais alterações ou fraudes.
– Forma de lançamento
É crucial que a configuração do documento respeite a forma como devem ser feitos lançamentos contábeis.
Entendendo as formalidades que envolvem a escrituração contábil
Uma das principais características da escrituração contábil é a de registrar em livros e também em outros meios auxiliares movimentações e mudanças patrimoniais da organização em questão. O documento faz um acompanhamento da empresa num determinado período de tempo funcionando assim como uma ferramenta de uso contábil e administrativo.
Do ponto de vista econômico esse documento observa se houve lucro ou prejuízo durante um determinado período. Já do ponto de vista administrativo permite que haja um controle mais efetivo do patrimônio das entidades. Ressalto que atualmente já se mostra possível fazer a separação da escrituração contábil da escrituração mercantil.
Questões pertinentes a forma da escrituração contábil
Algumas questões precisam ser consideradas no que diz respeito a forma escrituração contábil para que ela se torne satisfatória. O documento precisa contar com a identificação do lançamento assim como a informação de data do fato contábil. Deve-se manter informações como conta credora, conta devedora e um histórico em que esteja descrito em que consiste a transação econômica que está sendo relatada.
Quando se está realizando um lançamento múltiplo é imprescindível que sejam adicionadas referências que permitam identificar os diferentes elementos que compõem o todo. Os registros não podem conter rasuras que possibilitem quaisquer tipos de fraudes ou modificações. Buscando evitar que as rasuras comprometam a função principal de registro do documento foi criado o processo chamado de Retificação de Lançamento Contábil que funciona como uma maneira de corrigir os erros.
Opções de retificação
Dentre as técnicas que podem ser usadas para realizar a retificação estão o estorno (que consiste em realizar processo contrário ao que apresentou erro), complementação (que realiza ação de complementação para que se chegue ao resultado adequado seja aumentando ou reduzindo valores) e a transferência (procedimento que muda um registro de lugar para que se tenha um resultado correto). Independente de que tipo de retificação se escolha fazer é fundamental que haja indicação no livro contábil de tal processo.
Livro físico de registros
Os livros físicos de escrituração contábil devem conter páginas numeradas de forma sequencial e crescente devidamente encadernadas. O encerramento dos livros devem ser devidamente assinados pelo profissional de contabilidade que é o responsável pela escrituração da organização.
É importante ainda que estejam devidamente registrados em órgão público competente para que possam ser considerados válidos legalmente. Os livros digitais demandam a assinatura digital do profissional de contabilidade, mas não existe necessidade de numeração das páginas.
